策略性成本管理

成本管理要基於內部的策略活動而非是遵循外部公認會計準則

要定義一家公司是否經營成功,主要的衡量就是它的股東權益報酬率ROE( Return on Equity ROE:稅後純益/ 平均股東權益。)跟同業相比是否優於他們。也就是說如何以最少的股東投入資源獲取最大的利潤。

要達成一個績效不凡的ROE表現就是需要在兩個地方努力。一個是營收增加,一個是成本降低。總括一句話,如何用最少的錢賺到最大的利潤,而一個好的策略佈局才是唯一能達成此一目標的不二途徑。

每一家公司所屬的產業其實會有一個行業的平均獲利水準,例如飲料業的行業獲利水平就遠高於家電業。創業家選定了一個行業,基本上就已經決定一個公司基本的獲利水平。所以說策略的計畫與施行首先的重點就是公司定位,選擇一個好產業是一個好的開始就是這個緣故。

而什麼是策略?根據哈佛商學院Stephen P Bradley教授的定義,他說:「策略是一組經過整合的選擇,他幫助企業在行業中定位,以便在長期內取得優異的財務回報。」所以說一個好的公司策略要有能力幫助公司獲得高於行業平均值的獲利能力。

收入-成本=利潤。為了達成利潤極大化所以必須追求收入極大化而成本要極小化。好策略可以幫助我們收入極大化。但是有效率的使用我們有限的資源才有機會讓成本極小化。如何有效率的使用成本?一個具有可靠度的成本管理系統就能發揮關鍵的影響力。這個系統需有縝密的設計與持續的執行才能發揮為組織創造價值的功效。它有以下幾個關鍵點須思考。

  1. 符合外部利害關係人財務報導需求的會計系統,不見得適合內部管理決策需求,所以成本管理不能只是依循外部會計準則而已。
  2. 管理決策是要基於營運事實來做決定,才能有效監督及檢視策略是否有效,而成本會計系統的成本可見度與攸關性才能真正有效反映營運事實。而大部分經理人無法區別給外部使用的財務會計跟內部的管理會計兩者之間的目標是有極大的不同,所以常常會發生混亂。
  3. 傳統成本會計系統不一定是很好的管理系統。當成本會計系統架構的設計只考慮支援財務會計系統時,這時候一些及時反映事實的成本會計功能若是沒有,它是無法有效驅動組織改善效率的。
  4. 只有當成本管理系統是具有攸關性、有成本可見度、具有彈性、支援先進的管理方法、以及與財務會計的科目具有適當連結時,這個系統才是一個具有效益與改善能力的系統
  5. 不同於一般財會總帳系統,一家公司的成本系統要具有彈性,它要基於組織策略的需求來量身訂製,以確實呼應組織策略的實施。
  6. 成本管理系統必須著重於內部營運管理的需求。
  7. 財務人員最大的致命缺點是死抱公認會計準則,無意去了解營運的細節,無視於內部營運需要一個有攸關性、及時的財務報導。而營業單位人員又不願意學習會計準則,理解成本系統,來做為他們做決策時的有效參考依據。所以兩造雙方的對峙普遍存在於各個組織中。
  8. 設計一個基於組織策略的需求,量身訂製的成本管理系統時,一定要去考慮組織內成員的可能行為反映,善用這個反應而不是無視於人們行為會隨著制度而改變這個事實。不然最後會讓制度無法推行。
  9. 設計一個基於組織策略的需求,量身訂製的成本管理系統時,設計的重點要環繞在策略、責任歸屬、以績效驅動為考量。最後是以策略是否真正被有效實施作為評量此成本系統是否設計成功。
  10. 不能眼睛只盯著成本管理系統,也要關注非關財務性資訊的其他管理指標,例如客戶滿意度、員工士氣等等。

所以成本管理系統(cost Management system, CMS)需要被組織高層所支持與投注心力來建立。什麼是CMS ? 它是一套資源支出資訊的管理系統,其主要架構是用來統計、監視、 報導、及提供決策相關的資訊與見解。其相較於以符合報導外部公認會計準則的財務會計系統而言,他的成本會計系統較不受專業標準與報導規格的限制,此系統應吻合組織的策略佈局,並回應因策略而產生的內在環境設計與隨之而來特殊成本結構。

一個好的成本會計系統應該可以給管理高層指出資源消耗方案的輕重緩急關係,並且應強調以營運優先為主,符合會計準則為輔的決策準則。

成本管理系統協調公司的長期策略佈局與公司資源耗費習性,以符合對獲利目標的期待。成本管理系統是用來了解公司之成本的性質與習性,將公司內最有限資源做最適化分配來管理資產創造價值,最後實現公司股東權益報酬率ROE最大化之目標。

公司導入MES之願景與目標

各位同仁大家好:

過去家登精密公司的工廠管理,是由員工自主報工來作為SAP-ERP上標準成本計算的基礎。每天工作結束時,會由作業員將今天的產品生產數、人工工時、機器工時輸入報工系統內將工單結算掉。同時需要將今天製造好的成品或半成品的良品入庫結算,而不良品就直接報廢了。

這個工作要求雖然是說是每天下班就要全部完成,但是事實上我們常常會發現不是工單未結好久,就是在線邊倉的在製成品成本一直拖到次月才去結工單,或者是說工單是三天後才結轉,三天後每個作業員真的會記得三天前花了多少工時在這張工單上?所以我們會看到一個很奇怪的現象,報工的工時竟然跟BOM表上的預計工時一模一樣,原因是什麼?因為要結工單,實際工時也忘了所以直接查BOM表上的預訂工時,乘上生產數目就直接報工結束,反正也沒有人會事後去看資料輸入是否正確。我們就這樣子過了這麼多年,讓老闆每個月在經管會議上念說價差為何如此之大,沒有人可以回答與解決此一問題。

 

導入MES主要目標一:及時、正確的資料輸入來管理價差。

 

另外,我發現一個問題,原本由工單上依據B O M表上顯示的預定生產資訊,跟最後結工單之後的生產資訊有嚴重的落差。例如:原來預計生產1,000個產品它應該只能領105公斤的原料、要用六個小時的人工,以及用六個小時的機器工時等等標準生產資料。

結果輸入的資料卻顯示–超領20公斤原料成爲使用125公斤完成這張工單。真的有入庫1,000個良品,但是不良品卻不見了,這個不良品也是需要管理的,原本人工工時預計標準是6小時,現在變成9小時,實際機器工時卻是奇怪的只有8小時,人工跟機器竟然會神奇的不一致,這些超出的無效率作業時間跟原物料浪費,都會由此一工單吸收最後累積成價差。

公司內ERP的標準成本計算,一開始是由R D部門直接測量實際生產時間輸入的B O M表上所產生,後續則由工程部門做資料的維護,財務部門根據生產單位節轉的資料就會自動拋轉出公司的損益表跟資產負債表。

此張工單最後會跟標準成本做比較,累積差異成價差,例如:125公斤的材料費是由採購系統上採購金額上自動換算出來的金額,這是原料的計算方式,比較沒有大問題,大的問題時如何縮小超領的數量。

人工每分鐘費用率就是以過去公司三個月的平均值設立為標準工資率。此一標準工資率通常會高於真實的工資率數倍的金額,因為它需要幫忙分攤其他的間接人員的薪資跟費用還有無效的稼動率。

費用每分鐘分攤率就用機器小時的使用時間來作為分攤計算的基礎。而這個機器小時的費用分攤率通常也是實際該機器小時的成本數倍高的金額。因為它也需要幫忙分攤其他的間接人員的薪資跟費用還有無效的稼動率,偏偏公司的工廠間接費用是占比最大的部分,這部分的資料輸入不真實影響最大。

由於,現在的做法是工廠每天下班前讓人員輸入生產數目及報工,報工包含人工小時及機器小時的數字。當這個人工輸入的數字,被輸入ERP系統以後就會被自動拋轉出來一個成本數字,包含標準成本跟價差。

這個實際成本跟標準成本之間的差異就是所謂的價差,它是工廠累積一整個月的資料輸入所產生的結果,負價差越高也可以將之視為管理無效的成果。

我們公司現在每個月平均的價差都將近1000萬元左右。累積一年左右的價差將近1.2億元左右。這個數字嚴重影響到公司財報上的預估,因為我們每一季必須發布財報。它必須要被確實管理來降低差異增進效率。這就是我之所以要導入M E S系統的原因。

 

導入MES主要目標二:不是消滅價差而是管理價差

 

「價差」是標準成本跟實際成本之間的落差數字,這個標準成本是BOM表上根據研發或工程單位實際量測真正生產資料、原物料使用、生產時間等等組成,當工單結轉時,依據我們輸入的工時資料所自動拋轉出來的。所以當生管開出工單之後,生產完畢成品入倉庫,且結轉工單時就會自動產生標準成本跟價差。

但是現在我們不確定,實際的工時或者是機械工時真的是如同人工的輸入資料一樣是完全正確的資料嗎?

我們過去的這個資料通常是不及時的,有時候甚至拖延幾天才輸入結轉工單,這就會變成是事後猜測,是粗估的、不正確的輸入資料,所以累積了許許多多的錯誤資訊就會產生這個虛幻的標準成本跟實際成本之間的價差一千萬。

我相信並不是基層員工存心惡意輸入不正確的資料,而是我們的工廠生產模式所造成的,因為我們少量多樣的生產特性,有時候一個作業員就要在一天內做許多張工單,要他們記住真實的生產資料這是不切實際的。像6025光罩盒我相信它的人工工時跟機器小時的資料輸入,就會比較正確,因為它的生產量夠大。

而當人工輸入資料跟B O M表上面的標準工時有了不一致時就會產生價差,我們利用MES系統即時記錄生產資料來取代人工的事後輸入,還是會產生價差出來,並不是有了MES系統價差就會消失不見了,而是我們有了生產軌跡,讓我們找到降低價差的方法並管理它。

 

導入MES主要目標三:減少庫存品成本失真

 

價差有分正價差跟負價差兩種,這個價差跟標準成本會隨著工單結轉成品入庫時,被保存在庫存成本裡面並且記錄到ERP的財務資料裡面,而當這個產品銷售出去時,因為收入、成本配比原則,這時候該張工單的成本才真正被轉拋到銷售當月的損益表內,形成我所謂每個月一千萬的價差其中一部分。有時候這個成品並不是銷售當月生產出來的,而是兩三個月前所生產的,三個月前的工廠稼動率跟這個月的稼動率並不相同。

這時候會產生一個新的問題出來,我們這個月無效率的生產成本例如:產能利用率太低,不良品太多,生產效率不好,無謂工時浪費等等,會被ERP紀錄的所有當月成本給平均分攤給當月有結轉的工單上,如果生產出來的成品沒有被及時當月賣出,這個成本會被庫存中的良品、半成品來吸收,也就是說我們庫存中的成品或半成品的成本,是有包含價差的,這會造成我們整體庫存成本失真,有很大的占比是高估成本,高估庫存成本是不健康的。

現在公司有將近四億元的庫存成本。這一個庫存成本會每一季的被公開,這絕對會影響到外界銀行、投資者對公司的評價,因為我們庫存太高了,已經佔了資本額很大的比例。

 

導入MES主要目標四:做到工廠資訊即時化的管理。

 

導入M E S就是要即時且正確地輸入生產資訊而不是事後人工輸入所有的生產資料。「價差」不會因為MES的導入就突然消失不見了,但是會因為工廠的生產資訊被即時且正確的呈現出來,讓資訊來協助管理達成我期望的

Real time 及時

transparency 透明資訊

Dynamic routing 動態的路徑

technology decision 客觀資料決策。

有了正確的生產資訊被透明且及時地輸入ERP系統我們才能慢慢的減少價差,減少庫存金額,減少材料浪費,減少無效工時,做到即時化的管理。

不是每個月月底根據財報來檢討工廠的效率,這些都是落後指標,對改善成本沒有什麼大的幫助。

如果我們每天早上都會及時地知道,為什麼沒有準時開機?為什麼生產週期變慢?為什麼良率突然降低?現在已經生產幾個良品了?不良品到現在有幾個?誰在生產?檢查人員是誰?等等,經由MES資訊介面上傳中央網站,甚至是手機上。提供、幫助我們可以擁有及時跟透明的生產資訊,這樣我們可以即時的介入,即時的修正處理問題,即時的管理所謂的效率不好的問題,這才是要它帶來的效益,不是等到木已成舟以後再去事後檢討為什麼沒有效率。

而應該是預計早上8:10第一個良品出來結果到8:15以後良品還沒生產出來就要及時介入管理,了解為何無法即時產出。唯有這樣子的做法,才能真正地降低價差的總金額,降低庫存金額,增加效率。

我了解價差不可能為零,也不需要為零,因為也許真的是效率增進了,也許是此批材料不良所導致。但是我希望價差應該是在總銷售額五%以內,這是我第一個目標而不是像現在都在15%到20%左右。

 

導入MES主要目標五:產能閒置或是無效率要能精準區分出來。

 

工廠管理的首要目標就是要管理毛利率的組成三要素,料、工、費–管理原料、人工、機器,只要系統資料能被及時收集與紀錄,被管理者關心與處理就可以慢慢改善。

但是因為接單不足造成產能閒置的成本,就不該被混在一塊搞不清楚到底是工廠無效率造成價差呢?還是業務單位接單太少所造成?此價差其實是產能閒置的成本?唯有清楚區分才能做到technology decision 客觀資料決策,也才能有公正的獎酬。如果當月份的機器是因為沒有訂單的停機,這個費用 就應該被歸屬成產能閒置成本在當月直接費用化,而不該被當月有生產的工單不當吸收。

 

管理原料、人工、機器幾個議題思考 

工單一定要落實當月結轉清楚,少開長工單,尤其是MES導入之後。

原料領用該如何管理?尤其是研發用料的領用更需要嚴格管制。

嚴格監督要照BOM表領料,超領超耗的及時管制,需要繳回廢料才可超領。

庫存管理要落實

就算不良品也要入庫管理,入庫時不可以有成本,結算清楚再領出作廢。

機械工時該如何管理?如何自動收集機器工時?

該如何分攤佔工廠最大成本的攤提費用?

如何區分有效機器工時?無效的機器工時及機器閒置時間所造成的閑置產能?它的成本該如何計算?

人工小時該如何管理?

管理直接操作員工的工時及計算比較容易,只要落實即可。

但是間接人工該如何分攤進去工單才比較合理?

例如:廠長、品保人員、生管人員、倉管人員等等間接人員該如何分攤到真實有銷售出去的產品裡面?

因為做了一堆產品放在倉庫裡面沒有銷售出去對公司是沒有任何價值的。這是需要大家一起努力的。

加油!

銘乾寫的個案-16 太陽能載具開發案—全新業務領域的發展該怎麼做?

聯景太陽能載具開發案

角色介紹

  • 邱總是久久長長股份有限公司的總經理
  • 小高是聯景光電公司的工程部工程師
  • 徐協理是久久長長公司的研開單位主管,年資4年
  • 黃經理是久久長長公司的業務處主管,年資11年。
  • 阿寶是久久長長公司的研發單位資深工程師。年資13年
  • 小方是久久長長公司的資深業務人員。年資8 年

                                           個案本文

聯景光電公司介紹

聯景光電股份有限公司,英文全名 Topcell Solar International Co., Ltd.,簡寫「TSi」,創立於2010年,是台灣眾多多矽晶太陽能電池製造公司之一,總部設於臺灣桃園縣觀音鄉。聯景光電為「聯電集團」在綠色能源領域的投資事業,主要業務為單晶與多晶太陽能電池研發、生產及銷售。是隸屬於聯電集團的轉投資子公司。

綠色能源為近年來全球新興的產業,其中以節能的LED產業及太陽能發電產業為兩大主軸。隨著石化燃料漸漸枯竭,人類找尋新的替代能源不餘遺力,而太陽能是被公認為取之不盡的清潔能源,聯景光電運用聯電集團之資源,結合上游單、多晶矽原料供應商、下游模組廠、電廠和系統整合通路商,希望建立完整太陽能產業鏈,持續研發與生產高效率、低成本太陽能電池,提供完整產品解決方案,期望未來成為綠能產業最有效率的新星,因此創立之初就從聯電集團內招募不少集團內的菁英加入團隊。所以公司內有許多的工程師是來自半導體工廠的製程工程師,他們過去在聯電的半導體工廠內就有許多製程改善案件有著與久久長長公司長期合作的經驗,所以久久長長公司的研發部門有許多資深工程師也跟他們都有著非常好的友誼與信任關係。

久久長長公司創業初期主要從事塑膠模具的精密製造與CNC加工為主,是一家非常典型的「黑手」工廠。後來因為台灣政府喊出「兩兆雙星計畫」半導體與面板產業成為眾所矚目的明星產業焦點。在一個偶然的機會下,邱總承接某大半導體代工廠的新開發產品,邱總由此判斷出半導體產業會有一波在地化製造服務的需求,便毅然而然決定轉型到半導體的零組件與設備製造領域。他以全方位滿足顧客的製造服務需求為經營策略,以客製化的手段,提供半導體廠晶圓及光罩最佳的保護、傳送與儲存解決方案。同時並與國際大廠技術合作,拓展公司的生意範疇到全世界的半導體廠商,期望可以藉由在全球的佈局來建構獨特的競爭力。所以久久長長在台灣半導體產業裡面已經有了一個很好的口碑,也就是說,如果這些工廠裡的工程師若有一些疑難雜症的問題,來找該公司,該公司會想盡辦法幫他們解決的。

一個好朋友的來電

有一天久久長長公司的資深研發工程師阿寶接到以前在聯電工作過的好朋友小高的來電,小高告訴阿寶他已經換工作到聯景上班了,阿寶很高興小高還記得他,兩人聊得很開心,於是乎阿寶就約了個時間去拜訪已經轉換工作跑道的小高。幾天後阿寶去聯景公司拜訪他,見面後兩個人就這麼東南西北的聊了起來,聊著聊著,小高提起了一件最近讓他心煩的事情:ACI Solar Cassette的供應商邊欖公司最近交給他們公司的新出品的產品良率並不穩定,大約有1/3的產品是不可以用的,這些使用時都會有些許的問題;例如會卡片、不容易維修以及整個的晶舟重量太重會讓操作員搬運不方便等等,這些個問題讓工廠內部的產能及良率受到極大的影響,剛好小高擔任的工作就是排除這些問題讓生產順遂,所以他現在的頭很大。

小高問起了阿寶有沒有興趣能幫他解決這些個問題,他告訴阿寶,如果他能幫他客製化這些個太陽能用100片裝的晶舟並幫他改良它現有的問題來提升生產效能,他將會協助將久久長長公司納入聯景公司的供應商內,成為ACI Solar Cassette第二家供應商的。聽到小高需要幫忙這件事情的阿寶,當下立刻跟小高說:「沒有問題,我們久久長長公司本來就是以提供創新服務為宗旨的公司,小高你的困難就是我們可以好好服務貴公司的機會,怎麼會說不要呢?我們老闆常常說要幫客戶解決他們的問題,增加客戶的公司價值從而建立起長期依存的客戶夥伴關係,只要你們困擾的問題可以因為我們公司的同仁協助而解決掉,我相信我們公司會有做不完的生意,我們公司生意也會蒸蒸日上的,所以你盡管將你的困擾告訴我,我一定會全力以赴幫你解決問題的。」

阿山非常高興阿寶願意協助,即使是久久長長公司過去並沒有做過這些個太陽能用100片裝的晶舟(ACI Solar Cassette),但是基於過去在聯電晶圓廠的合作情誼,他相信阿寶也相信阿寶的公司可以幫他解決棘手的問題,所以他帶領阿寶進去他們的無塵室廠房去看看整個生產線、看看ACI機器還有他們的晶舟是如何的在機台內運作,他也跟阿寶詳細的介紹整個生產流程與他們邊欖公司產品是如何出問題的,同時也與阿寶討論如何避免問題再發生,同時間阿寶也給予了很多的建議。於是阿寶帶了阿山的許多要求規格與樣品回到了公司後向主管徐協理說明今天到聯景公司拜會小高工程師的對話與小高希望我們公司能進入太陽能的載具製造產業,徐協理聽完報告後欣然同意了這個新產品開發案,同時他要阿寶負責這個專案,徐協理在幾天之後公司定期舉行的新產品開發專案審查會議上提出了這個新產品開發案,獲得邱總與餐與會議人員一致的同意後,阿寶就常常往聯景公司跑,在他跟小高兩人之間的緊密合作之後,許多創新的設計解決方案也在慢慢的浮現出來,只不過他們不曉得原來的供應商邊欖公司也已經在一旁虎視眈眈地要伺機反擊他們了。

徐協理是研發單位的處長,他在啟動這個專案以後請業務部的黃經理指派業務負責窗口,於是黃經理要求部門內的業務小方承接這個專案,小方就這樣成為聯景這個客戶的聯絡窗口。小方是久久長長的資深員工,在公司裡面歷任了許多單位的工作,例如研發單位;模具設計工作、工廠的工程單位,最後調任到業務部負責非半導體事業相關的業務,例如LCD、太陽能等等,小方跟阿寶兩個資深員工過去曾經待在相同的研發單位一起工作過,因為個性緣故素來就不合,這次兩個人的主管剛好要兩個人一起合作這件聯景公司的新產品開發案,加上主管的支持與協調要不夠緊密,這開始的起點就為未來案子的失敗埋下了伏筆。

由於小方是個個性比較直爽的人,加上他的長官黃經理一開始就要他趕快去了解整個狀況,好跟公司的總經理隨時回報整個專案的時程與進度,所以他就急著去找阿寶,由於他才剛剛接到指派,而這個產品線不是久久長長公司過去習知的技術領域,這讓他有點丈二金剛摸不著頭腦,他找到阿寶後就急著詢問整個晶舟(ACI Solar Cassette)新產品開發專案的相關知識與現在的開發狀況,希望阿寶趕緊讓他了解,好讓他跟長官回報。阿寶由於平常工作就很忙而且他也是剛剛才接觸所謂的太陽能產業,其實自己也還不是那麼清楚相關產業知識,連他自己都是被小高趕鴨子上架,也在學習摸索中,加上他不是一個有耐心的人所以他就跟小方說他也不是很清楚,不然就請小方跟他去聯景工廠去走走就會清楚了。所以兩個還不了解什麼是太陽能產業,什麼叫做ACI Solar Cassette的小研發與小業務就這麼被公司賦予一個開拓全新市場全新產品的工作,在這個這麼重要的新事業起始點卻沒有看到高階主管的有效支持與關照,大家都輕忽整個專案的重要性與公司該提供的支持作為,來確保整個新市場的開發專案可以順利成功。

小方於是乎就跟阿寶一起去聯景公司拜訪了小高工程師,小方也跟小高介紹了公司的狀況,最重要的是告訴小高關於久久長長公司內部的分工情況,也就是說公司規定只有業務單位的人員才是唯一的報價窗口,研發人員是沒有這方面的權限的,公司的研發人員只能跟客戶端討論技術規格而已,而產品的交期與報價則是需要業務端才可以提供的。雖然小高是第一次見到小方,但是他非常同意並且了解公司的規定,他說不管貴公司如何規定,他在乎的是是否可以幫他們解決產品品質的問題的人,至於什麼報價等等事情他希望我們自己內部去解決,他希望一個單一窗口來面對他即可,他不希望要客戶自己去找誰找誰,這樣子他會很麻煩的。阿寶聽完小高的回答後連忙跟他說,沒有問題,以後公司的事你就來找我即可,小方聽完也只好默默不搭聲了。

優秀的工程師做的傻事

由於阿寶有旺盛的企圖心,他在久久長長公司待的時間也有夠久,他希望有朝一日可以成為一個高階主管。而他知道如果他可以在時間內順利開發完成這個太陽能產業的新產品,這意味著他在公司會被長官賞識與提拔。而在當時太陽能、LED產業正當紅,許多新創公司不斷地冒出頭來,而聯景公司正是這些新創公司的其中之一。如果他可以順利研發出來並取得訂單,不僅公司會有一個全新的產品線,這對他個人職涯也是一個很大的發展機會,因此之故阿寶幾乎是卯足了勁全力以赴在這個專案上,他對於小高的要求幾乎是照單全收有求必應。

也是因為這個原因,阿寶的努力終於沒有白費,一個幾乎完全符合聯景公司所有的需求的樣品被催生出來,送樣後測試出來的結果與品質,令聯景的小高驚豔不已!相較於原來邊欖公司的ACI Solar Cassette品質,久久長長公司的產品幾乎完全改善。例如,本來邊欖公司的產品重量太重,會造成作業員長時間工作的負擔,阿寶因為將原本全部PVDF材質改成中間埋設鋁合金來減輕重量,它達成的效果不僅重量上較輕可以減輕了現場作業員的工作負擔;更重要的是它可以降低整個的生產成本達25%,另外原本邊欖公司的是不可以拆換的產品,一旦有一個地方損壞,它就必須整組換掉才可以,現在阿寶將它設計成用固定扣件鎖固式,它壞何處就可以更換何處,就這兩點小高就滿意至極,急急忙忙將這個結果上報給他的頂頭上司,上司看到這樣的結果報告也非常高興於是乎趕快要求小高趕快讓這個產品上線。

小高粗估一下如果廠內更換使用這個新的Type的ACI Solar Cassette總共約需要更換兩千組,於是乎他趕緊打電話給阿寶要求阿寶趕快報價總共2000個的需求與生產的交期是多久給他們,他們要儘快引進這項產品到聯景公司的產線內。由於小高打電話給阿寶時已經是下午兩三點的時候,阿寶告訴小高他會請我們公司方的負責業務小方報價給他,小高說好,但務必請小方在他下班之前完成報價,因為他明天早上8:00生產會議必須再跟他的上司報告售價與交期。阿寶說沒有問題,於是他掛了電話以後撥起電話給小方告訴他這個好消息,然後告訴他請他今天下班之前務必將報價給小高。當天下午小方剛好人在台南科學園區拜訪客戶,他告訴了阿寶說他人在台南可能來不及回來報價,不然他先想辦法看看是否公司的助理可以協助,阿寶說好的。

但是到了晚上快七點的時候,阿寶接到了小高的來電抱怨,問他為什麼還沒收到久久長長公司方面的報價?阿寶才知道小方還沒報價,他告訴小高他會趕快處理,他再度打電話給小方,小方說他已經交代助理阿菊去處理了,他會再去問問。於是乎阿寶想說小方應該已經處理好了,他也打電話給小高說正在處理中請他再等一下。

結果在將近晚上十點鐘的時候,阿寶再度接到小高的電話,一開始阿寶就被小高破口大罵,問說為什麼還不給他報價單,阿寶才知道小方並沒有處理好這件事,於是乎他趕緊勸小高息怒,他說他已經跟我們家的業務小方說了,他不曉得小方到現在還沒有給報價。小高怒不可遏直說他本來就只要求單一窗口,他質問阿寶,不是說有任何事可以找他,怎麼現在是跟他說是業務耽誤了,他不管,他要阿寶即刻給他報價單,不然他會每10分鐘就打電話來催。阿寶迫於無奈打電話給小方小方竟然沒接電話,跑去業務部竟然發現大家全部跑光了,根本沒有任何人可以幫他開報價單給小高。

在百般無奈中,阿寶打開了他的電腦,開了一個EXCEL的檔案,他開始製作一份”新”的報價單,他將粗估的價格及交期打上然後輸入阿寶他的名字,轉成PDF檔以後寄給了剛剛還在盛怒中的小高了。小高後來總算收到了是署名阿寶的報價單,但是這樣的報價方式,看在小高眼裡,覺得並太不妥當。小高心想:「公司業務單位的功用就是向客人報價,阿寶跳過了他們公司的業務就直接向我報價,未來這張報價單會不會出了什麼狀況?還是他們業務最後會不承認啊?」於是,小高再次要求阿寶還是要久久長長公司業務小方跟他接洽,他暫時先將這個報價單上報給他的老闆知道,阿寶說好。

第二天,小方上班後可能自知昨天尚未報價,於是乎他打個電話給廠長,請他告知2000組大概需要多少時間,然後他在公司的報價系統上填入了價格與交期在按發送件傳E-mail給了小高,小高剛剛跟老闆開完會以後,收到了這個新的有業務部門字樣的新報價單。頓時沒昏倒,因為他竟然報的比昨晚阿寶給的價格還高,他再打電話給小方質問他為什麼昨晚給的報價竟然會跟剛剛他報的價格不同,而且後面新的報價竟然還高出舊的將近15%的價差,他覺得我們真是來亂的。

小方頓時也覺得莫名其妙,他明明昨天晚上在應酬,忘記了給小高報價,今天早上才剛剛送報價而已,怎麼會有什麼我們家的報價?於是他問了小高是誰給他報價,可不可以回傳那張報價單給他看看,小高很乾脆的回答說是昨天晚上阿寶用電子郵件傳給他的,而且剛剛他已經跟廠長報告過了,他是不可能會讓我們抬高價錢的。後來小高回傳了阿寶的報價單給小方,真的價格報的比業務部門便宜15%,於是乎他也不知道該怎麼辦,他只好將報價單跟這個狀況回報給他的業務部老闆知道整個事情的來龍去脈。當然了,他並沒有跟老闆說昨晚他有接到阿寶好幾通的催促報價的電話,他卻沒有在昨晚就提供報價而是延遲到今天早上才做的這一件事。在他給老闆的資訊裡只有罪證確鑿的報價單,而沒有說明是他的疏失與不在意才是造成阿寶會給這張”假”的報價單的真正原因。

業務部的黃經理收到小方的報告後覺得這件事真的很扯,於是乎他將這件事情直接上報給邱總知道。邱總知道後找了研開處的徐協理來了解這個狀況,他質問怎麼研發部門也可以報價,而且是用一張臨時湊出來的非法表格去跟客戶報價,這不是完全無視於公司的紀律嗎?徐協理來到了總經理的辦公室內被總經理這麼一問,他也當場傻了,他告訴總經理,他不知道這件事,他會趕快去調查清楚這件事以後再跟總經理回報。在他走出總經理的辦公室後發了一陣牢騷,他覺得黃經理就是故意要在老闆面前扯他的後腿,讓他在老闆面前出糗,這讓他有點不爽,有事情為何不先跟他說,不溝通就直接跑去找老闆告御狀,這真的是故意的。

回來以後,他找了阿寶來詢問這件事,阿寶頓時覺得很委屈,他告訴他的主管說,他每次要去聯景都有跟小方說要帶他起去了解,但是小方不是要理不理的就是跟我們去客戶端開會,他就是心不在焉的,當我們要進去FAB裡面了解狀況的時候,他老是說他不用進去研發單位的人進去看就可以了,他常常一個人留在外邊不進去,他留在外面也不知道在幹什麼。反正我覺得他就是對於這個案子要理不理的,態度很不積極,後來我看他每次愛去不去的就不再理他了。這次的報價問題是客戶急著要報價,我也打了兩通電話給他,請他處理,他也說好他會處理的。結果到了晚上快十點他也沒跟客戶連絡,也沒有告訴我他還沒處理好,最後連電話都不接,當時客戶又急著要,沒有辦法我只好自己先做一個暫時報價單給客戶,我也有跟客戶說這是臨時性的報價。誰知道最後事情會演變成這個樣子。

徐協理聽完以後說道:「原來是這個樣子,我知道了」。於是乎他拿起話筒撥了個電話給黃經理,他告訴黃經理說:「是你們家的業務不負責任,該他做的工作他自己沒有盡到該盡的責任,結果現在你們卻把責任賴給我們研發處來承擔,我覺得你這是在欺負我們這個單位的人,要不是阿寶太有責任感想說要全力處理客戶的問題,他今天何至於去犯下這個錯誤?」。黃經理回答說:「不管你的理由是什麼,你們就是不應該自己私自偽造公司的報價單,未經授權私自跟客戶報價,還讓公司報價少15%的收入,這件事難道不用負責?」。兩造雙方對事件的看法完全不同,最後鬧上邱總那邊,邱總裁示阿寶與小方兩個人雙雙記警告處分。此命令一下讓阿寶與小方更是無法接受。種下小方不久之後選擇離職的結果。

就整個事件的了解,由於小高和阿寶是舊識的緣故,小高習慣性的直接將產品需求反映給阿寶知道並且和阿寶討論諸多關於ACI Solar Cassette的設計細節;由於阿寶並沒有將跟小高的討論事項一一跟小方說明清楚,也沒有一個機制要求阿寶要將資訊跟他說清楚。全靠是去客戶端的開會來了解狀況,而有時小方由於在拜訪客戶的行程上,常常沒有辦法與阿寶協調一致,因此就常常是阿寶一個人去拜訪小高,而小方卻缺席,這導致小方時常在Cassette研發進度的狀況外。

當小方自己獨自前往拜訪小高時,他與小高的對話常會牛頭不對馬嘴。小高事後會跟阿寶抱怨小方搞不清楚狀況的事情時,阿寶的回答竟是:「小方只是個業務,他是公司主管指派的窗口而已,別擔心我會處理好你的需求的!」另一方面,小方卻也跟小高表明:「我才是久久長長公司和聯景之間的主要聯絡窗口,有事請直接跟我說,我會負責回去和研發單位做溝通與說明的。」

幾次之後,小高對於該相信誰說的話和對久久長長公司的內部管理能力皆打上大大的問號,他對此產生了疑慮:「久久長長公司真的有能力做出我想要的產品嗎?雖然說現在的打樣品質沒問題,可是接下來的2000組大量訂單,久久長長公司真的能準時交出符合公司預期品質的產品嗎?」

兩次的交期跳票

後來聯景公司這2000組訂單,依照阿寶當初的報價與交期在兩個星期之後發給了久久長長公司。小方收到訂單以後也依照公司既定的流程,將此訂單輸入了公司的ERP系統內,於是工廠的生管就接到了這個訂單了,當他看到這張訂單的預訂交期後不禁跳起腳來,原因是RD單位根本還沒有在公司的ERP內輸入任何的新產品規格,也沒有BOM表等等資料,卻要求他在45天後要交齊這 2000組訂單,他直說這怎麼可能。

於是乎廠長緊急找了研發處的徐協理與黃經理來協商這張訂單的交期,徐協理他說他會回去了解狀況,黃經理說這張訂單的價錢跟交期都是當初阿寶跟人家答應的,如果要喬交期,那請阿寶自己去處理。他沒有辦法幫忙。而阿寶因為後續接了許多新的專案,他也沒時間好好去將ERP裡面的資料補齊,同時召開新產品試量產移交會議將這個產品移交給工廠端接手,他就只是拿個簡單的Excel表及他畫的3D轉2D圖檔就交給了工廠端,請他們按照圖面去生產,工廠這方面實在沒有辦法,也只好硬著頭皮接了下來。但是由於缺乏一個一致性的協調與溝通窗口,44天後小方被工廠端要求去告訴客戶無法及時出貨,只能先供應800組,其餘的需要再延長10天。但是10天之後工廠端還是交不出貨來。

小高並沒有預期會得到兩次交期延後的通知。更令小高百思不得其解的是:第二次延遲交貨的理由更扯!為什麼是供料不足導致交期必須再次延後……「我們聯景的產能已經滿載,你們久久長長公司的腳步到底能不能跟上?!如果是這樣那我們會取消這張訂單,將這張訂單轉回去給邊欖公司的」。這一連串的延遲交貨事件讓小高頓時對久久長長公司與阿寶產生了不信任。

為了挽回這張訂單與小高的信任,阿寶向廠長提出讓客戶來公司稽核與視察生產線的要求。為此,廠長面有難色但還是答應了這個要求。當小高帶著聯景公司相關部門同事一行人到久久長長工廠進行現場稽核時,映入眼簾的是一個臨時拼湊的組裝區窩在工廠的一個角落,既沒有標準的流水線組裝線,環境也沒有整潔有序地擺放待組裝的零件,現場更缺乏嚴謹的流程,看不到組裝的SOP,這讓小高等覺得是怎麼一回事?

「能不能現場組裝一組Cassette給我們看?」小高直接提出要求。

隨著久久長長工廠內的作業員的敲打組裝聲,小高一行人的眉頭也逐漸深鎖:「所以,所有交給聯景的產品都是這樣組裝的嗎?你們確定這樣的組裝方式的品質,能夠有穩定的良率嗎?」面對這樣的疑問,在場的久久長長公司工廠相關人員承諾,將會改採用治具全數全檢的高規格品管來生產聯景的這一批訂貨。

終於,要給聯景的2000組產品數量,在全部通過了自家的檢驗治具之後總算出貨給聯景了。當初為了讓小高放心,阿寶有答應他製作一個檢驗治具給他做複核品質的動作,所以在尚未完全與小高確認生產品質標準規格前,小高就已經有了一個檢驗治具來檢查現有的廠內產品。阿寶也答應所有的2000組產品經過在聯景廠內的檢驗治具的檢驗合格通過後,聯景才會驗收付款。想不到,檢驗結果出爐卻跌破眾人眼鏡:這2000組的產品,卻在聯景工廠內經由那一組同樣是久久長長公司製作的治具檢驗後卻出現10%的不良品。阿寶得知這個問題後,心裡在想:「兩套皆由久久長長公司製作的檢驗治具,怎麼可能會有這樣的檢查結果的差異?」阿寶檢討差異可能原因,推論:可能是運送Cassette過程中有被碰撞到所造成的損傷,同時也不排除是兩組檢驗治具的公差才導致生產的Cassette部分規格不符。

阿寶心想:「兩套治具的公差如果不同的話,我們用重新校正的名義將治具召回公司,這是不可能這樣來處理的,畢竟治具也才送到聯景沒多久,如果是這個樣子來處理,小高會怎麼看我們家的做事品質?」現在在聯景工廠裡面的檢驗治具是出自久久長長公司之手,而且它是早在這2000組量產品出貨之前就已經送給他們來檢驗原來邊欖公司出貨的產品,這組檢驗治具,早已在工廠上線協助檢驗,當然也驗退了不少競爭對手邊欖公司所生產的Solar Cassette。如今發生自己的治具在公司內驗過,出貨後卻驗不過的情況,真是令阿寶覺得頭很大:到底發生了什麼事?他該如何處理才能確保了未來公司產品不會因為檢驗出不良而被驗退?他知道如果沒有好好處理,未來他將會失去聯景這個客戶,也失去了進入太陽能載具市場的機會,因為邊欖公司將會大肆的宣傳這件事……

阿寶後來查出原來是原本的鎖固方式不夠牢靠,造成如果碰撞太過大力就會整個變形,導致尺寸跑掉,於是他再重新設計另一種組合的方式,提升整個的牢固性,為了挽回在客戶端的信心與公司商譽,在經過邱總的同意之後,久久長長公司全部新作了2000組,將原來的舊的不良品給換了回來,不過整張訂單最後卻損失慘重,倒虧了好幾百萬元。

後記

後來邊欖公司對於久久長長公司這麼快速進入太陽能產業,一下就搶走聯景公司2000組的訂單,感到非常的震驚與恐懼,他們透過關係拿到久久長長公司新出貨的載具,參考阿寶的改善設計概念,立刻去申請新型專利,等專利證書一下來,就去找人做專利鑑定報告書,拿到專利鑑定報告後就到智財法院提出對久久長長的專利告訴,希望透過專利訴訟阻止久久長長公司搶奪他們的生意。

本來久久長長公司在剛接觸這個ACI Solar Cassette的生意時,財務部門有粗估一下成本與毛利,他們估算出來的毛利只有20%,這讓邱總覺得這個生意沒有什麼吸引力。但是,當邱總在收到來自智財法院的公文後,才知道邊欖公司對他們有如此深的敵意,他原本還想不透到底怎麼回事會莫名其妙收到訴訟書,因為就公司跟邊欖公司有重疊的產品線也不過是聯景公司的那張訂單,而就現有的2000組ACI Solar Cassette的成本分析來說這不是一個有利可圖的產品,因為產品最後真實毛利不到15%,尤其又因為生產品質緣故重做了另外2000組,讓整個專案更是虧損連連,怎麼會勞動競爭對手做如此大動作的反應?但是在打開公文讀到他們竟然是用我們的設計搶先去註冊專利的手段後來告我們的瞬間,邱總頓悟到一個來自競爭對手告訴的明確訊息,這絕對是一筆利益豐厚的產品線,不然對手也不會反應如此激烈,他被點醒,要再強化這方面的業務投入程度才行。事後證明,它的總體市場規模將近兩億元新台幣而毛利是平均高達38%的,而且更棒的是久久長長公司現有的工廠的設備產線就足以生產。所以一個不好的事情發生,在邱總看來問題不是問題而是一種新的機會與挑戰。

經過多年的努力後,久久長長公司漸漸地在這個太陽能載具領域站穩腳步,相關營收也越來越大,當然毛利因為競爭而下滑,不過卻是另一個全新的事業與產品線,整個過程雖然跌跌撞撞最後卻也幸運成功地進入這個生產領域,成為台灣主要的供應廠商。

【個案問題與討論】

  1. 久久長長公司要進入一個全新領域的市場,卻讓兩個低階員工阿寶與小方來負責,這個作法犯了什麼錯誤?
  2. 邱總裁示阿寶與小方兩造雙方都記警告處分,你覺得合理嗎?主管需要連坐嗎?
  3. 個案中,久久長長公司交期出現了兩次跳票,使得小高非常的不滿。什麼原因導致交期延後?該如何確保如期出貨?
  4. 個案中,在大量出貨前即提供尚未被定出標準的檢驗治具給客戶,這將產生什麼問題?該如何才能防範未然?
  5. 你認為阿寶在三更半夜因為客戶的催促而先提供一個非制式的報價單一事,他的處置是對的嗎?有沒有更好的辦法?
  6. 兩位高階主管在面對雙方的屬下的爭執,有哪些需要再改善的地方?
  7. 你認為是何種狀況導致小方對小高的業務推展受阻?
  8. 小方後來離職的原因你認為是什麼?
  9. 邊欖公司試圖運用專利阻止久久長長公司進入太陽能板的載具生產行列,你認為有效嗎?如果沒效,你建議何種方法?
  10. 為什麼邱總收到專利訴訟的通知書,反而覺得這一定是一門好生意?

什麼是ABC?(Activity-Based Costing)作業基礎成本制與平衡計分卡(Balanced Scorecard)

一 什麼是作業基礎成本制
什麼是ABC?(Activity-Based Costing)中文翻成作業基礎成本制。它主要是來改進傳統會計裡面的標準成本制,所帶來的成本分攤不正確衍生出來的以錯誤成本資訊來作為企業決策的謬誤。
傳統的成本會計是使用標準成本法,它將成本僅僅分成三類,直接人工、直接材料、製造費用等等,其餘的非直接成本則籠統的區分成,銷、管、研三類。在屬於製造大量標準品的產業,製造費用的分攤率歸屬主要是以人工小時為分攤的主要依據。由於產品低毛率,表示大部分的支出是屬於直接料、工、費用,而非直接費用銷、管、研占的比例相對較低。用這樣子的標準成本會計系統來做一些財務分析,基本上是不會有太大的問題的。
但是若是必須建造花費高昂的自動化工廠來生產產品的企業,這時直接人工費用在產品成本中的比重會越來越低,而此時製造費用以人工小時跟產品數的分攤方式會產生新的問題。由於缺乏精確的類別區分資訊,會造成製造成本的分攤是由財務人員主觀的人為判斷分配來決定。而傳統的財會人員由於缺乏銷售、設計、製造等等經驗這就會形成一個錯誤的成本資訊。當管理高層由這樣子的一個錯誤扭曲的財務資訊來做決策與分配資源,這會對公司的營運產生嚴重的影響。
現在隨著全球化的進展,許多公司的商業策略是圍繞在客戶需求上,提供客戶多樣化、個性化、可選擇的卓越服務。為了提供這些多樣的選擇與服務,在工廠的設計需要可彈性化生產,在銷售的方面要提供客戶滿意的服務,在產品設計上要有獨特性、創新性。這些隨著公司策略的調整所額外增加出來的作業成本必須被有效歸類與監督,最後才能使用它來做精確的管理,以達到持續改善的目的。

二 什麼是平衡計分卡(Balanced Scorecard)
平衡計分卡(BSC)它能為組織提供了一種從多重視角的觀點,來幫助公司系統性地思考商業策略計畫和提供有效控制參數,來落實執行策略方面的策略管理系統。

平衡計分卡有四個構面
財務視角—在我們的股東和投資者看來,我們如何?
顧客視角—在顧客看來,我們如何?
內部流程視角—關鍵的內部流程有多麼有效?
學習和發展視角—我們能否保持創新和進步?

平衡計分卡上的平衡在哪裡?

1.計分卡上四種不同視角(財務、顧客、內部流程、學習和發展)的平衡。
2.財務方法和非財務方法的平衡。
3.短期目標和長期目標之間的平衡。
4.利益相關者,如投資者、顧客、員工、社會等之間的平衡。
平衡的重要意義,是要改變過去企業只單一注重衡量財務這個落後指標這個問題,還要企業關注其它的先期指標來達成關鍵指標(KPI)衡量上的平衡。這中間最重要的觀念強調不是全部全面性的平衡而是基於公司策略所發展出來的幾個關鍵策略指標。

三 ABC?(Activity-Based Costing)作業基礎成本制如何跟平衡計分卡(Balanced Scorecard)有機融合?

答案是ABC作業基礎成本制跟平衡計分卡關注的重點是截然不同,但是卻又具有互補性的。

之所以不同,是因為ABC作業基礎成本制可以替以服務跟創新為核心策略的企業,提供一個精準反映其產品和服務生產、銷售和客戶關係管理之間所花費的成本。最後產生一個包含精確的獲利能力分析資訊的財務資訊,它可以給企業提供重要的作業成本訊息。雖然有此一優點但它還是一個落後指標,無法提供企業一個如何創造客戶價值的功能。

而平衡計分卡主要的功用就是策略實施的詳細藍圖,它能分析公司如何為客戶及股東創造價值,故與ABC成為互補的系統。可以這樣視之,平衡計分卡關注在策略規劃與實施,而ABC作業基礎成本制則是可以驗證其結果。它提供平衡計分卡一個準確的關鍵績效衡量參數。

因此ABC作業基礎成本制是一種補足傳統成本會計缺陷的系統,而平衡計分卡則是一種價值創造模型,它們為制定和有效執行公司策略提供一個有效且互補的方法。

運用平衡計分卡來執行成本領先策略的公司需要用ABC系統來準確計量關鍵業務流程的作業成本。不然的話基於錯誤的標準成本分攤率所產生錯誤財務資訊,會讓公司制定錯誤的產品定價使得低成本策略無法正確執行,甚至危害到公司財務。

運用平衡計分卡來執行差異化策略的公司需要用ABC系統來確認執行差異化策略創造出來的客戶價值是否大於實現差異化策略所額外增加的作業成本。

若是可以在平衡計分卡中衡量顧客視角的方面增加客戶利潤率分析,這就比傳統的客戶滿意度的衡量更具有相關性。如果ABC可以準確的提供個別的客戶所貢獻出來的利潤,則在有效管理新客戶上會更有效率,例如制定一定比率的暫無利潤貢獻客戶比率來有效提升公司內的支援性資源如研發、行銷的產出效益,讓資源運用在更有效益的地方。當然顧客滿意度是一個領先指標,而客戶利潤分析是一個落後指標。只是當我們若是收到一堆滿意的客戶時卻事後發現無利可圖時,這時所謂的策略不過是一個失敗的策略。

用平衡計分卡制訂策略,讓ABC提供正確的績效衡量結果來驗證策略實施結果這就是兩者的有機結合。